集金担当者が合計金額の計算ミスを防ぐためのエクセル活用法

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はじめに

集金業務で合計金額を計算して店に提出後、店から電話で計算ミスの連絡を受けると、正確な金額を提出を提出するため、わざわざ出向かなければなりません。

面倒ですし、時間の無駄です。間違いが繰り返されると信用問題に関わります。

電卓の使用だけでは間違いなくミスが生じます。

電卓からエクセルに変えてから、計算ミスがなくなりました

その方法をお伝えします。

この記事では新聞の集金を例にして書きますので、最初に集金担当者が店に合計金額を提出する方法の説明が必要になります。それを最初にお伝えします。

新聞店に合計金額を提出する手順

私が集金している店では、店全体の区域が13区画に分けられています。私はそのうち3区域担当しています。

提出手順は

①1区域ごとに回収した領収証の枚数と合計金額と計算して、店が作成したこのようなフォーマットに記入します。

②銀行に出向いて合計した現金をATMでお店の口座に入金し領収書を受け取ります。

③以下の書類をそろえて店に出向いて提出します。

  • お客から集金した領収証の控え
  • 金額を記入したフォーマット(上記の写真)
  • 銀行のATMに入金した時の領収証

以上が店に合計金額を提出する手順です。では計算ミスを防ぐためにエクセルを使用する方法をお伝えします。

エクセルを使って計算ミスを防ぐ方法

簡単に言えば、エクセルで店の計算フォーマットと同じ表を作成するだけです。

こんな表になります。

エクセルで作成した

写真では上部にフォーマットと客の領収証の控えをエクセルの表に加えました。エクセルの表では3区画の領収証の枚数を全て入力できるようにしました。

固定金額はあらかじめ入力しておき、変動する金額はその都度入力する必要がありますが、金額と枚数の数字を打ち込むだけで自動で計算してくれるようにするのです。

なぜこのような表計算方法が、電卓だけで計算するより間違いが起こらないかというと、以下の打ち込む数字と枚数を確認できるからです。

  • 金額の入力と領収証の数字の確認
  • 金額の枚数の入力が正確かどうか領収証を数えて確認
  • 区域毎の合計枚数の入力と実際の枚数を数えて確認
  • 3区域全部の領収証合計枚数の入力値と実際の枚数を確認

上記が確認できたら、間違いはないはずです。

特に領収証全部の合計枚数の入力値と実際の枚数は間違えないように注意します。万一確認ミスがあってもここさえ間違えなければ、ミスは少額で済みます。

この仕事を始めてから30年近くなりますが、1000円以上間違えたことは一度もないです。

このようにエクセルを使うようになってから、電卓だけで合計金額を計算することで、ミスはなくなりました。

とはいえ、集金業務をする以上電卓は必要です。それで次にどのような時に電卓が必要になるのか、おすすめの電卓をお伝えします。

電卓も必要である理由とおすすめのアプリ

老人ホームのような施設の集金の時は電卓が必要です。

受付で数人分の金額をまとめて受け取るので、、そのやり取りの時に複数分の計算が必要になります。支払う受付の方と集金人の両方が、合計金を計算して間違いがないか確かめます。

その時に計算式が見える電卓が間違いが起こりにくいです。

それで以下の電卓アプリを重宝しています。

iPhoneで評判の良かったこの計算アプリを使ってみました。

計算機 四季が見える電卓

使ってみてシンプルで余分な機能がないので、使いやすいのがメリットだと思いました。

150円を支払いノーアドにしました。元は充分とれていて満足しています。

次にATMに入金する時のミスを防ぐための注意点をお伝えします。

計算した現金を銀行口座に入金する時の注意点

上記までの、自分で作成したエクセルの入力した数字とフォーマットの記載が全て合っていれば、後一息です。

ATMで入金する時にミスがないように油断できないのは、大量のお札と小銭があるからです。

ATMで入金する時の手順です。

  1. 金額をATMに入力します。
  2. あらかじめ計算しておいた大量のお札と小銭を投入します。

ここで注意点があります。

投入した現金とフォーマットの金額が違うなら、確定しないでやり直してください。

もし入力金額が違うなら、もう一度最初からやり直してして、フォーマットの記載の金額に合わせて再投入します。両方の金額が合っているなら、確認をそのまま進めてATMでの作業は終了です。

そして店に向かいを提出して終了です。

  • 集金した領収証
  • 金額を記入したフォーマット
  • 入金した銀行のATMの領収証

この手順でミスが起こらないことがわかりました。

終わりに

長年続けている業務でも、時々入金の計算ミスで店から指摘を受けることがあります。

わざわざ出向いて正確な金額を渡しに行かなければなりません。面倒ですし、時間の無駄です。

入金する金額の合計を間違えてばかりいるとお店から信用を失います。

急いで計算してミスがあると、結局は損でしかないので、

多少時間がかかって幾分面倒でも、正確な提出が一番効率がよく、信用も築くことができるのです。

計算ミスをなくすための方法を検討している方に参考になれば幸いです。

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