知らない相手に対する手紙は投函前に別の人の添削が必須

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はじめに

 

初めての相手に手紙を出す場合は常識とマナーが存在する

一口に手紙と言っても相手は様々です。

知り合いにお礼や様子伺いの手紙なら

相手に心外にならない限り、

好きなように書いても、まあ問題ないでしょう。

 

ところがビジネス目的で初めての相手に対して

手紙を作成する場合、マナーと常識が存在します。

 

独学でもそれなりの内容にはなるけども、、添削修正する方が絶対賢明

ネットの情報で独学でも手紙作成の必要な知識は得ることができます。

 

しかし多くの場合、

相手に失礼にならないように、

あるいは悪印象を与えないためには

独学で一生懸命勉強して作成したつもりでも、

経験ある同僚から添削してもらって、

修正する方が賢明だと思いました。

 

この記事ではその詳細をお伝えします。

 

というのは、コロナ禍の状況では私だけでなく

ビジネスで営業の仕事をしている方など

初対面の相手に手紙を送るという需要が増えていると思ったからです。

 

 

ネットの情報で手紙の書き方のマナーを学習する

 

知らない相手に対する手紙の文章の基本的な構成と要素

 

知らない相手に対しては

起承転結と言われる内容のメリハリに加えて

ねぎらいの挨拶を含めることや

読みやすい文章で、相手の関心を高める必要があります。

 

以下のような文章構成がベストです。

 

 

基本構成は「前文、主文、末文、後付」

要素は

 

前文には「頭語、挨拶、自己紹介、手紙を出した経緯」

主文には「用件」

末文には「結びの挨拶」と「結語」

後付けには「日付と差出人名」を書きます。

 

これを実際に文章に起こすとどんな感じになるのでしょうか?

 

典型的な例文の図式

以下のような感じの文章になります。

 

 

 

ぼかしてあるところは事情がありますのでご容赦ください。

 

見た感じフォーマルなものにはなりますが

ある程度定型文さえ出来ていれば

独学でもいけそうな気はしますが、、

 

独学でも大丈夫と思って作成してみた

 

上記のことを取り入れて相手先にマナーをわきまえつつ

単なる定型文や無味乾燥なものとならないように頑張ってみました。

 

出来上がった文章は以下のようなものです。

 

 

個人情報やグループの具体的な活動のところはぼかしています。

 

自分ではまあまあだと思っていたのですが、、

 

それでも自己満足のためのものではないですし、

ずっと残るものなので投函前に慎重に扱う方が賢明だと思いました。

 

それで詳しい人に添削していただきました。

 

自分が作成した手紙の添削の結果

 

非常にご丁寧な添削結果になりました。

 

 

やはり自分では気づいていないことはたくさんあることが分かりました。

 

自分の文章の弱点

 

自分では’気づかなかった弱点は

・最初の時効の挨拶や結びの挨拶をきちんと入れる

・自己紹介や要件の伝え方とタイミングに改善が必要

ということだと思いました。

 

添削結果を加筆修正する益

手紙を受け取る人の感情を考えることが先ですから

最初と最後にお決まりのものではない、

心のこもった挨拶をきちんと含めると唐突感が和らぎます。

 

用件を早く伝えることは大事ですが、

無駄な繰り返しやタイミングが不適切だと

相手の読む気を削ぐものとなってしまいます。

 

それで修正してみました。

 

添削後の修正

 

修正後の手紙はこんな感じになりました。

 

 

添削前の文章と異なるのは

赤の枠で示しましたように

・挨拶と結びの言葉を加筆したこと

矢印で示しましたように

・用件が最初の一文で明確にすること

です。

 

内容が大きく変わったわけではありませんが、

より手紙らしくなったと思います。

 

終わりに

 

手紙投函の結果がビジネスにつながるかどうかの結果は横に置いておき、

自分が気づかなかった点を

人から教えていただくことで多くの学びがあったと思います。

 

何かのスキルを身につける点では

独学でも成長できますが、

他の人からの助言によって

一層多くの改善を図ることができます。

 

同じ労力をかけるにしても

一人で悩む時間が減り、

より短時間で成長できるでしょう。

 

ビジネスにおいて初対面の相手に手紙を差し出す時に

あるいは手紙のスキルを向上させる点で

少しでも参考になれば幸いです。

 

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