イベントの企画・運営を担当されている皆さん、
大人数での移動手段の手配、本当に頭が痛い問題ですよね。
特に遠方への移動となると、自家用車の相乗りが必須になります。
私自身、この問題で長年悩んでいました。先日、私のグループが大阪から兵庫県市川町にあるホールでのイベントに参加する機会があったのですが、参加者約30名、車での移動がメインです。
その時のジレンマと、それを解決してくれた「簡単リスト」についてご紹介します。
1. 幹事のジレンマ：責任回避とメンバーの不満
私が最も恐れていたのは、配車を指示したことによる道義的責任です。
長年、「万一、事故やトラブルがあったら、指示した私が非難される」というリスクを回避するため、「乗る方も乗せる方も、個人的に打ち合わせしてください」という方針を貫いてきました。
しかし、この方針には以下のような致命的な問題があり…
- 「乗せてほしい」と言い出しにくい人がいる
- 周りは話し合いが進んでいるのに、自分だけ取り残されたと感じる人が出てくる
特に今回のように、大阪から市川町というそれなりの距離を移動する場合、誰もが相乗りを希望しているはずです。
誰も悪くないのに、一部のメンバーに不満が募ってしまう。このジレンマをどうにか解決したかった…
2. 結論：幹事は「決定」ではなく「情報公開」に徹する！
このジレンマを一発で解決したのが、「幹事は配車を決定せず、話し合いを円滑にする情報だけを提供する」という考え方です。
私はシンプルな「乗り合い希望リスト」（Googleフォーム）を作成し、メンバーに共有。
魔法のリストの3つの選択肢
参加者には、移動手段の希望を把握するため、以下の選択肢から選んでもらいます。
- 自家用車で行く（相乗り可能）
- 自家用車で行く（相乗り不可）
- 誰かの車に相乗りしたい
3. この仕組みが「魔法」である理由
このリストを導入し、集計結果を全員に共有した上で、「リストを参考に、あとは直接交渉してください」と伝えたところ、全てがスムーズに動き始めました。
メリット① 幹事の責任リスクを完全に回避！
配車の最終決定権は、あくまで「相乗り可能者（1）」と「相乗り希望者（3）」の当事者間に委ねられています。
私がやったのは情報共有というサポートのみ。
「私は誰にも、この車に乗れ、とは指示していません」という事実が明確になるため、万が一の事故やトラブルの責任を問われるリスクから解放されました。
このスッキリ感は本当に大きい！
メリット② 「言いにくい人」も不満なく乗車交渉ができる
- 「乗せてほしい」と言い出しにくい人は、フォームの「3」を選ぶだけで意思表示が完了します。
- リストが公開されることで、誰が車を出す予定で、誰が乗せてほしいのかが全員に可視化されます。
- 誰も声をかけてくれなくても、「3」の人が「1」の人に自ら連絡を取って交渉するという能動的な行動が促されるため、「自分だけ取り残された」という不満は解消されました。
4. まとめ：配車ジレンマに終止符を！
遠方への移動を手配する幹事の皆さん、配車問題で以下のようなケースに心当たりはありませんか？
- 「乗せてあげたのに、ガソリン代の清算で揉めた」という当事者間のトラブルに、後から幹事として口出しを求められた。
- 参加者から「Aさんの車に乗りたかったのに、Bさんの車になってしまった。幹事の配慮が足りない」と個人的に不満をぶつけられた。
- 「私は車を出してもいいけど、誰に乗ってもらおうか…」と、幹事であるあなたにメンバー選定の丸投げが来た。
これらの問題は、全て「幹事が配車を仕切っている」という誤解から生まれます。
「誰を乗せるか」ではなく「誰が乗せてくれる候補か、誰が乗せてほしいのか」という情報を整理し、当事者間の交渉を促すだけで、全てが円満に解決します。
もし、私と同じように配車のジレンマを抱えている方がいたら、ぜひこの「乗り合い希望リスト」を試してみてはいかがでしょうか？
準備のストレスが驚くほど軽減されることが間違いなしです。
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