はじめに
グループ全員(私の場合15人)に、毎月月末にレポートの報告をしてもらっているのですが、Googleフォームを使っています。
80歳くらいの年配の人も、ほぼ使えるようになってきました。
それは嬉しいことです。
翌月も同じフォームでレポートを提出してもらう必要があるので、そのフォームのコピーを作成しなければなりません。
コピーなので非常に簡単なことだと思っていましたが、ちょっとやられました… コピー作成の際に知っておかないといけない注意点があるんですよね。自分が同じ失敗を繰り返さないために、備忘録としてそれを残しておきたいと思います。
同時に、他の方にもこんなことで時間を無駄にしてほしくないので参考になれば幸いです。
たかがコピーなのにどういう注意点があるの？
「コピーを作成」という項目があるので、それをタップして、1月→2月というふうに数字だけで更新して、コピー完了と思っていました。
ところが、思わね罠が…
それは、Googleフォームはコピーをすると内容はそのままですが、回答者のアクセス権はそのままではなく変わってしまう仕様みたいですね。知りませんでした…
つまり、コピーしただけでは今月アクセスできた人も翌月にはアクセス権に制限がかかって回答できない状態になっているということです。…なんでだろ？
だから、コピー後、回答者のアクセス権を確かめよ！とタイトルに書いたのはそのような理由があります。
実際に、グループの方から「回答できません。アクセス権がないと出ます」そんな連絡が複数人からくるハメになりました。そういう時に限ってこっちが忙しい時に…
そして、二択しかないアクセス権を変えたのに、まだアクセスできないと言われるので、私の方でも修正の方法がわからず、一から同じフォームを作って対応しました。同じものの作成なので簡単でしたが、1時間ほどかかった… 無駄ですよね。こんなことのために。
ということがあったので、同じ回答フォームをコピーする時にはアクセス権を確かめることを忘れないようにしようと決意したわけです。
どういうことなのか、図を交えながらお伝えします。
同じフォームをコピーした後、回答者のアクセス権を確かめよ
これは、私がグループの方に月末にレポートを提出してもらっているフォームです。
Screenshot
この図では、すでに何人か回答がありますが、解決後のフォームです。
いや〜、複数人から連絡が来た時には焦りましたね。本当に。
では、今回はこの教訓を生かして、来月の回答フォームを確実に作成します。
右上の縦に並んだ三つの点をタップすると「コピーを作成」が出てきます。
本来これをタップするだけだろうと思ってしまうのですが、実はそうではなかった…
とりあえずタップします。そうすると、
ドキュメントをコピーと出てくるので、12月を1月に変えて、「〜のコピー」という語句を消して進めました。
そうすると、ここが問題の箇所です。
なぜか、回答者が特定のユーザーに限定されているような形になっています。
赤の矢印で示したのはちょっと間違い。すみません。右横の青文字の「管理」を示すべきでした。
このままだと、このフォームに入ろうとしても、権限がないのでアクセスできないという状態です。
なので、青い「管理」をタップして回答者の制限を変えます。
このように二択なので、回答者ビューを「リンクを知っている全員」に変えると、緑のマークが出てきて、リンクをタップした人全員がアクセスできるようになります。
Googleフォームのコピーを作成する時にこの確認が必要なのですね。
それで、完了をタップすると、今月と同じ翌月の回答フォームが出来上がりました。
Screenshot
これでめでたしです。
知っていれば、わずか数秒でできることを、知らなかったためにバカみたいに疲れました…
これで二度と同じ間違いはしません。
まとめ
Googleフォームって、全く何も知らない初心者が使おうとすると色々壁にぶち当たりますね。
今回は、同じ回答フォームをコピーしたなら、回答者権限を確認せよ、という教訓です。デフォルトではそういう仕様になっているのでしょう。
分かっていれば、なんでもないことで数秒で解決。
以前にも、壁にぶつかって…
というのは、回答者から自分がなんて回答したのか分からないのですか？
と聞かれて、どうすればいいかよく分からなかった…
その時に検索してなんとか解決できましたが、いまだに語句の意味がよく分かっていません。
そのあたりをまた記事にしたいと思います。
ということで、今回はこれで終わりにします。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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では。
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