外国人ゲスト12名のイベント担当者が語る、当日慌てないための「名簿準備」と「通訳力向上」の道

先日、私は中央アメリカとハワイから12名のお客様をお迎えし、総勢80名が交流する大規模な国際交流イベントを担当しました。午前中は海外ゲストとペアになり地元企業への営業訪問、午後からは地域文化のインタビューセッションを設けるなど、非常に密度の濃い、貴重な一日となったわけですが…

イベント自体は無事に成功に終わりましたが、正直に言うと、私自身の中には「テキパキと物事を進められなかった」という、小さなモヤモヤが残ってしまった…

特に、ゲストの「名簿管理」と、通訳担当者を見て痛感した自身の「英語での瞬発力」の２点。

「準備がすべて」とは言いますが、実際に現場で冷や汗をかき、車の出発を待たせてしまうという経験を経て、私は痛烈に悟りました。

このブログでは、私が直面した具体的な失敗談と、その経験を糧に定めた「次回こそ慌てないための具体的な準備と、スキル向上のためのトレーニング」について、包み隠さずお話ししたいと思います。

国際イベントの運営を担当される方、そして「なんとなく分かる」英語から一歩抜け出し、よりスムーズなコミュニケーションを目指したい方にとって、私の反省と決意が、何かしらのヒントになれば幸いです。

1. 運営のモヤモヤを解消！当日慌てないための準備と仕組み化

イベント当日は、午前中に海外からの来客とペアになって地元企業への営業訪問に出かける予定でした。

このペアの振り分けと、それに伴う車両の手配を担当したのが私です。

1-1. 【失敗談】12名中4名の名前が分からず…ペアリングの遅延

総勢80名のイベントで、私はたった一人で海外ゲスト12名と地元参加者12名を結びつけるペアリストを作成したわけですが、しかし、イベント直前になっても、最終的に4名の海外ゲストの名前を事前に把握できませんでした。

海外ゲストの皆さんが到着した際、急いでその場で英語で名前を伺い、手元のリストに書き込もうとしましたが、スムーズにはいきません。

その結果、ペアが決まらなければ車が一台ずつしか出られないという状況で、振り分け作業に手間取り、車の出発をなかなか開始できなかった…

最終的にはどうにか対応できましたが、「テキパキと」という目標とはかけ離れた、大変モヤモヤするスタートとなってしまいました。

この経験から得た教訓は明確です。

80人規模のイベントで、国際ゲストの名簿管理というクリティカルな業務を、当日、しかも一人で担当するのは絶対に無理があるということです。

1-2. 解決策：次回から徹底する「名簿管理」と「運営サポート」の仕組み

このモヤモヤを解消し、次回こそスムーズな運営を実現するために、以下の仕組みを徹底することを決めました。

① 事前情報収集の「仕組み化」と「期限厳守」:
- ゲストを招待した窓口に対し、イベント開催の「〇日前」を名簿提出の最終期限とし、必ずローマ字でのフルネーム**を提出するようルールを徹底します。
- 期限を過ぎた場合は、自動的にリマインドが飛ぶような仕組み（例えば、Googleフォームなどの活用）も検討します。
② 運営実務の「業務分散」:
- 幸い、イベントには優秀な通訳係がいてくれましたが、通訳は交流の場での最重要ポジションであり、名簿管理のサポートに回ってもらう余裕はありませんでした。
- 次回からは、ゲスト名簿の収集・確認・受付・ペアリングという「運営実務」は、通訳とは別に「名簿管理担当」を明確にアサインし、業務を分散させます。
③ 当日の「予備対応」を準備:
- 名簿にないゲストが当日来られた場合に備え、受付では「ご署名（サイン）をお願いします」と伝え、その場で名前を把握できるシンプルなフローを準備しておきます。
- 最悪、名前が確定しなくても、あらかじめ「Guest A」「Guest B」といった仮の名札やカードを用意しておき、最低限、誰と誰がペアになったかが視覚的に分かる状態にしておくことで、現場の混乱を防ぎます。

2. 「通訳の壁」を乗り越える！瞬発力と正確性を高める英語トレーニング

午後の地元の様子などをインタビューするセッションで、私は自身の英語力不足を痛感しました。

2-1. 【目標設定】プロの通訳を見て痛感した自分の課題

インタビューでは、通訳係の方が私たちの日本語の質問を瞬時に英語に変換し、ゲストの英語の回答を即座に日本語で伝えてくれました。

ゲストの英語は「おおよそ」理解できるのですが、完全なニュアンスや専門的な単語までは捉えきれず、通訳の方の流暢さにただただ感銘を受けるばかり…

私にとっての課題は明確です。

英語の正確な理解度: 「おおよそ分かる」から「正確に、そして深く理解できる」レベルへの引き上げ。
瞬時の変換能力: 通訳係のように、日本語⇔英語を即座に脳内で処理し、口に出す能力。

この二つの壁を乗り越えることが、今後の国際的な業務をテキパキと進める上で必須だと感じています。

2-2. 課題を克服するための具体的なトレーニング法

通訳の方の神業のようなスキルはすぐに身につきませんが、基礎的な「瞬発力」を鍛えるトレーニングから始めることにしました。毎日少しずつ、継続していきます。

① サイト・トランスレーション（Sight Translation）：瞬発力を鍛える
- 方法: 日本語の文章（簡単なニュース記事など）を読みながら、それを立ち止まらずに瞬時に声に出して英語に訳していく練習です。逆も同様に行います。
- 目的: 完璧な文法を目指すよりも、「意味を素早く伝える」ことに焦点を当て、脳内で言葉を探す時間を短縮します。
② センテンス・ビルディング（Sentence Building）：語順の転換速度を上げる
- 方法: 日本語の短い文を一つ聞き（または読み）、その意味を保持したまま、**英語の語順（主語→動詞→目的語）**で即座に口に出して英文を組み立てる練習です。
- 目的: 日本語の構造から、英語の骨格へと思考回路を瞬時に切り替える癖をつけます。
③ トピック特化型リスニング＆シャドーイング
- 今回のイベントのトピック（文化、地域、ビジネス）に関連するポッドキャストやYouTubeを選び、スクリプトを見ながら集中して聴きます。特に通訳の方のスピードに追いつくため、聞こえてくる英語に影のように続いて発音するシャドーイングを取り入れ、発話とリスニングを同時に鍛えるというものです。

まとめ（読者へのメッセージと今後の決意）

今回のイベントは、私に「成功」と「大きな反省」の両方を与えてくれました。

イベント運営の成功は、当日の頑張りではなく、事前の準備で決まる。

そして、国際交流の場での貢献度を高めるためには、「なんとなく」ではなく、「正確に、そして即座に」コミュニケーションを成立させるスキルが不可欠です。

名簿管理の仕組み化、そしてサイト・トランスレーションとセンテンス・ビルディングという新たなトレーニングを継続し、次回はモヤモヤを一切残さず、テキパキとイベントを成功させます。

国際イベントの運営に携わる方、そして語学の壁に挑むすべての方々にとって、この経験が小さなヒントになれば幸いです。一緒に頑張りましょう！
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