はじめに
Numbersは、Excelと違って時間計算の機能にクセがあるため、給与計算できるタイムカードの表の作成が難しいです。
Numbersの情報は検索してもあまり出てこないのでお困りの方も少なくないかと思います。
でも、逆にNumbersの時間計算のクセを知れば、Excelで作成するのと同じような体裁のタイムカードが作成出来ます！
こんな感じで、それぞれの日の出社時間と退社時間を入力すれば、働いた時間と残業時間を自動で数字が表記され、それに合わせて時給を掛け合わせると金額が出てくるものです。
検索してもあまり出てこない情報だと思いますので、是非参考になれば幸いです。
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NumbersはExcelより時間計算が苦手。でも大丈夫！
この表の給与計算は、8時間以上働いた時間は残業時間としてカウントします。
この表は、時間給は1,200円、残業時間は1,500円、15分単位で300円としています。
例えば、出社時間8:00、退社時間は19:15とすると、勤務時間はお昼は1時間引いて、8時間と残業時間2,25時間になります。
それをExcelのように表記させるために、関数を使う必要がありますが、どのように組むか…
IF関数の組み方が決め手！
では、早速関数を組んでいきましょう。
時間給計算のためにIF関数をどのように組むか
ちょっと複雑になりますが、このように組むとエラーが出ずにうまく表記されました。
表の10月18日で説明します。この日は8:30に出社して19:30に退社しました。
まず、8時間以上働いた時はE20には8、それ以下の時間ならその時間を表記したいので、IF(C20-B20-D20≧8,8,C20-B20-D20)という式が必要です。
でも、実際はもう一コマ加えなければなりません。
B20が空白なら、つまり何も入力していなければ空白にしたいのを最初に指示しています。ここはお分かりになると思います。
ここでポイントになるのが、Numbersの時間計算の場合、勤務時間1時間未満になると、分の時間が数字として計算され、おかしくなってしまうことです。
例えば、15分が15時間、30分が30時間、45分が45時間として計算されます。
それを防ぎ0時間30分は0,5時間、0時間45分は0,75時間として計算させるために、次のような式を最初に加えました。
C20-B20-D20≧30,(C20-B20-D20)÷60
これを加えることにより、30分は0,5時間、45分は0,75時間として計算されます。
意味お分かりでしょうか？
上記の式に30を15にすれば、0時間15分を0,25時間として計算してくれるのですが、そうすると、1日に15時間以上働いた時に残業時間の計算がおかしくなるので、30分未満は記入しないか、30分として扱うことにしました。
1日に15時間以上は絶対勤務しないという方は、30を15にした方が0時間15分も対応可能になるのでそうした方がいいと思います。
それで、この欄にはIF(B20=””,””,IF(C20-B20-D20≧30,(C20-B20-D20)÷60,IF(C20-B20-D20≧8,8,C20-B20-D20)という関数を入れました。
なんか、ややこしいですね…
次にF20。ここは残業時間の表記です。
ここにはこのようなIF関数を入れました。
IF(C20-B20-D20≧30,””,IF(C20-B20-D20≧8,C20-B20-D20-8,””)
もし0時間30分か0時間45分なら空白、8時間以上なら勤務時間-8、8時間以下なら空白、という意味の関数です。
これで残業時間も自動で表記してくれるようになりました。
因み10月2日を例に、勤務時間が30分だけの時に間違いなく表記されるか確かめてみます。
大丈ですね。30分は0,5と表記されています。関数も表示させました。
残業時間の欄も30とか45とか異常な数字ではなく、空白として表示されました。
ここで、時間計算のエラーにならないためにもう一つのポイントをお伝えします。
時間計算でエラーが出ないようにするためのポイント
Numbersでは、時間表記-時間表記-時間表記にするとエラーが出ます。
なので、時間表記-時間表記-数字表記にするとちゃんと計算してくれます。
図にするとこういうことです。
この赤枠のセルが時間表記だとエラーが出ますが、
自動の欄にチェックを入れて数字表記にするとエラーが出ずにちゃんと計算してくれます。
繰り返しますが、これがエラーを出さない重要なポイント！
さて、実際に勤務時間の合計と時間給1,200円で計算させてみます。
勤務時間の合計を時間給1,200円で計算させる
下の図を見ると、
1ヶ月の合計勤務時間が47,25時間、時給1,200円でかけると56,700円と間違いなく計算してくれました。
この欄の関数は分かりますよね。割愛します。
隣は残業時間の計算で、合計5時間の残業、金額は7,500円です。これも正確。
電車代の交通費、駐車料金、何かの特別手当を合計させると下の表のように1ヶ月の支給額が算定されます。
これでめでたし。
給与計算付きのシンプルなタイムカードになりました！
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終わりに
NumbersでExcelのようにシンプルなタイムカードを作るポイントは以下の三つだと思いました。
- 退社時間-出社時間-昼休み休憩(数字)で入力。言い換えると昼休み休憩を期間表示するとエラーが出る。
- 勤務時間は普通も残業も自動表記にする
- NumbersのIF関数のクセを知る
これらを踏まえれば、NumbersでもExcelと同様の表が作成できます。
Numbersを使いこなしたい方の参考になれば幸いです。
では。
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