Excelではなく、Numbersでタイムカードを作成する方法を知りたいですか？
Numbersについては、Excelより情報量が少ない上に、時間と金額を×計算にクセがあるので困っていませんか？
結論から言えば、Excelに見劣りしないタイムカードをNumbersでも作成できます。
それに、Excelはある程度以上の機能が必要な用途には課金が求められるので、私のように無料のNumbersで何とかしたいと思う人も少なくないかと思いますがいかがでしょう？
そのような方へ、少しでもお役に立てればと思って記事にしました。
早速、論より証拠。Numbersでタイムカードを作成するとこんな感じになります。
Excelで作成されたものと比較しても違和感ないですよね？
このサンプルは、シンプルに下記のように作成しています。
- 出勤時刻、退勤時刻の入力
- 労働時間はお昼の休憩時間を引く
- 時間給は¥1,200、残業は¥1,500で計算。
- 1日の労働時間が8時間を超えたら、その時間は残業で計算。
- 時間(分単位)×時給の金額と交通費などを合計する
各々の会社によってタイムカードの書式や給与計算は異なると思いますので、ご自身の用途に合わせて調整なさってください。
本題に入る前に最近の感想を言えば、労働の時間計算もシビアになり、タイムカードの時給計算を分単位でしなければなりませんね。
今までは5分単位の計算などで税務署を通過していたのが、それではダメになってきました…
お困りの雇用者の方も結構いるのでは？
何とか苦心して以前にこんな記事を出しましたが、残念ながら今は通用しないので使っていません…
NumbersでExcel同様の給与計算付きタイムカードを作成できた！
Excelでは、それほど悩まなくてもそのような計算は簡単にできるでしょう。ちょっと検索すれば、いくらでも情報が出ているので。
ですが、繰り返しますがExcelは有料。無料のNumbersで何とかできないか？ もっと言えば、個人的にはパソコンから離れてiPadのNumbersでなんとかしたい！と思っています。
では、Numbersでは、分単位の時間給計算ができるタイムカードをどのように作成できるでしょうか？ 本題に入ります。
まず、こちらをご覧ください。真ん中にあるのがIF関数の式。
労働時間の計算からです。
当然ですが、1日の労働時間は退勤時刻から出勤時刻と昼休憩時間を引き算します。
ここで注意点がありますが、Numbersは時刻-時刻-時刻という計算はできません。エラーになります。言い換えると同じ表記でも時刻なのか期間なのかを明確に区別する必要があります。
例えば、「8:00」。
これは午前8時の時刻ことなのか、8時間という時間の長さなのか、このままではNumbersはどちらかわからない…なので、こちらでどちらか指定しなければならないということです。
iPadの場合、時刻なら時刻入力、時間の長さなら期間入力できるようなキーボードになっているので、それを使うことができます。難しいならセル単位で時刻なのか期間なのか設定で調整できるのでそうなさってください。そこは、何とかお調べいただけるでしょうか…
では、上のIF関数の説明を言語化するとこうなります。
「出勤時刻の欄が空欄なら空欄を表示してください。もし、空欄でないなら、退勤時刻から出勤時刻と昼休憩期間を引いた時間が8時間以上なら8時間と表示しなさい。8時間以内なら退勤時刻から出勤時刻と昼休憩時間を引いた時間の長さを表示しなさい。」という命令です。
ここでポイントが3つあります。
- 出勤時刻と退勤時刻は、設定で日付・時刻を指定する
- 昼休憩は設定で、期間を指定する
- 時間給と残業時間給の金額のセルを設ける。フォーマットで日本円通貨で表示。
- 一番右に8時間という列を設けて、それらのセルは設定で期間を指定する(印刷する時には見苦しいのでこの列は非表示にする)
8:00(時間の長さ)を一列設けるのが、IF関数式をシンプル化し、エラーが出ないようにするためのポイントです。
【Numbers】関数式は数値ではなく数値を入力したセルで作成せよ
どうせ、後から非表示にするので一番右に設けるのがやりやすいと思います。
では、次に残業時間を表示するIF関数式についてです。
残業時間とは、その日に10時間働いたとすれば、残業時間は8時間を引き算して2時間になります。
では、IF関数式の言語化。
「まず、出勤時刻の欄が空欄なら空欄にしなさい。そうでないなら、退勤時刻から出勤時刻と昼休憩時間を引いた時間の長さが8時間以内なら空欄にしなさい。逆に8時間以上なら、退勤時刻から出勤時刻と昼休憩時間と8時間を引いた時間の長さを表示しなさい。」
これが残業時間の長さです。
この時も先程の3つのポイントは必須です。8時間という列によって関数式のシンプル化に寄与されているので。
さて、こうして計算された時間の長さを合計していきます。
こちらをご覧ください。
青い列の一番下に時間の合計が表示されているのがお分かりでしょうか？
この図には反映されていませんが、そのセルにはSUM関数が入っているので、自動で計算してくれているわけです。
そして、この合計時間に時間給1,200をかけるとどうなるでしょうか…
この合計金額を出すセルには、一つ上の合計時間のセルと¥1,200のセルを掛け算します。
そうすると、正確に金額を出してくれました！
このセルにはフォーマットで通貨の日本円で表示しています。
同じようにして、隣のセルには残業時間×時間給で計算させた金額が通貨で表示されています。
そして、いよいよ働いた賃金と交通費などの合計を合わせると…
合計金額を出したいセルに、それぞれの合計額の足し算の式を入力すると、エラーも出ず、見事に自分の給与が表示されました！
ブルーとオレンジとピンクのセルを足したものが合計金額です。
これでタイムカード完成！
この体験から言えることとして、このレベルの関数が含まれるファイルだったら、高機能のExcelでなくてもNumbersで十分だと思います。
いや、むしろNumbersの方がイラストがわかりやすくて使いやすいかも！と感じたくらいです。
では、まとめです。
NumbersでもExcelに見劣りしない分単位の時給計算ができるタイムカードの作成は可能です。それには下記のポイントがありました。
分単位で時間給の給与計算する場合は、時刻は日付・時刻、時間の長さは期間が表示されているキーボードで印字、もしくは設定のフォーマットで日付・時刻か期間を選んでセルに指定することがポイント。一つの計算式に8:00という表記が3つ出てくる場合、3つとも時刻と認識されるならエラーが出てきますね。それでは困る…
もう一つは、別枠で時間上限の8時間という長さの列を設けることで、関数の計算式をシンプルにおさめられるというメリットを活かすことです。そうすれば8時間より多い場合の残業時間も簡単に表示できます。
Numbersは時間の合計に¥1,200をかけると正確な合計金額が出てくるというのも大きな発見でした。確かExcelは1分、20円などに直して計算する必要があったと思います。
印刷が必要であれば、家にプリンターがなくても、iPhoneかiPadを持ってコンビニに行けば、1枚10円か20円で印刷できますね。
ローソンかファミマなら、
PrintSmash コンビニで印刷できるおすすめアプリ(ユーザーレビュー)
セブンイレブンなら、
iPadのWeb版Excelファイル→ファミマとセブンで印刷の比較
ExcelやWordなどのoffice作業が、iPadのNumbersでカバーできるなら、PCは買わなくてもいいかもしれない… そうなったら経済的ですね。まだ現実的ではないかもしれませんが…
ということで、最後までご覧いただきありがとうございました。
では。
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